Aan alle betrokkenen

Beste,

Galvacoat/Steelcoat en Metalix bieden een waaier van mogelijkheden aan voor oppervlaktebehandelingen van materialen. De geschiedenis van onze bedrijven gaat terug tot eind jaren ‘60 en sindsdien zijn wij uitgegroeid tot één van de grotere oppervlaktebehandelaars in de Benelux. Wij waren geïnteresseerd om onze productie, logistiek en administratie te optimaliseren en vonden het een goed idee om daarvoor met Vocum als externe partner samen te werken. In deze afdelingen waren bij de aanvang van de samenwerking met Vocum 88 FTE’s actief.

Tijdens de analyse heeft Vocum vastgesteld dat er een potentiële besparing mogelijk was van €791.415 op bovenstaande scope. Dit komt overeen met een productiviteitsverbetering van 25%.

Het projectteam van Vocum, heeft dankzij een aantal structurele en ingrijpende veranderingen snel resultaat geboekt. De belangrijkste hebben we nog eens samengevat:

• De administratieve taken zijn gecentraliseerd zodat dubbel werk wordt vermeden en de mensen onderling taken van elkaar kunnen overnemen. Dit komt de continuïteit van de productie ten goede omdat er nu een duidelijke doorstroom van orders is waardoor er slimmer gepland kan worden.
• Er werden productieplanningen ontwikkeld, deze laten toe slimmer te plannen waardoor er minder omschakeltijden zijn en het de productiviteit dus ten goede komt. Deze planning staan op het intern netwerk en zijn voor iedereen toegankelijk waardoor het intern telefoonverkeer over de planning gedaald is en de productiechef meer met de productiviteit en de efficiëntie van zijn hallen kan bezig zijn.
• Er werden personeelsplanningen ontwikkeld, gebaseerd op realistische normen en voorspelde werklast, 1 voor Metalix met 5 productie-eenheden en 1 voor Steelcoat met 2 productie- eenheden. Door de personeelsplanning zijn de leidinggevende heel kostenbewust bezig met het inplannen van personeel wat een rechtstreeks gevolg heeft op de productiviteit.
• Er is een nieuwe communicatiestructuur met een nieuw bijhorend rapportagesysteem geïmplementeerd zodat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon terecht komt en er bij afwijkingen correctieve actie wordt genomen op het juiste hiërarchische niveau.
• De organisatiestructuur in de productie is aangepast zodat er steeds één sturende kracht en aanspreekpunt in de hal is. Hiervoor werden ploegbazen aangeduid en werd hieraan verantwoordelijkheid gegeven. Deze leidinggevenden werden klassikaal en on the job getraind in het aansturen van mensen en in “management by objectives”. Dit stelt hen in staat om hun mensen beter aan te sturen, op te volgen en proactief te werken. De productiechefs werden bij deze trainingen betrokken om zelf beter aan te kunnen sturen en de ploegbazen op te volgen.

Bovenstaande punten en een continue begeleiding van het Vocum-team stelde ons in staat om na 2/3 van het project (na 13 kalenderweken van de in totaal 20 kalenderweken) al de doelstelling van €791.451 te behalen op jaarbasis.

Uiteindelijk werd de doelstelling zelfs overtroffen en werd er tot €1.275.687 bespaard op jaarbasis, dit komt neer op een productiviteitsstijging bij Steelcoat van 37% en een productiviteitsstijging van 33% bij Metalix. Dit komt overeen met een R.O.I. van 4:1. De afgesproken minimum garantie 1:1 werd gerealiseerd vanaf week 6 van het project.

Na een analyse van Vocum werd ons vermoeden bevestigd dat wij in onze afdelingen veel efficiënter konden werken. Door een gedegen projectaanpak en een strakke sturing langs zowel de kant van Vocum als aan onze kant, is het mogelijk geweest om in korte tijd een sterke verbetering van de productiviteit te Iaten zien. Daarbij ontstond er bij onze medewerkers eerst ongeloof over de haalbaarheid omdat zij dachten dat zo de levertermijnen in het gedrang zouden komen. Maar door efficiënter te werken en de verbeterpunten stuk voor stuk te benoemen en met een actieplan aan te pakken, hebben wij onze doelstellingen snel gerealiseerd. Daarbij mag niet onbenoemd blijven dat Vocum erin slaagde om in korte tijd de leidinggevenden in onze productie, administratie en logistiek te overtuigen van hun aanpak. Door hun enthousiasme en overtuigingskracht is er al snel een sfeer ontstaan dat de voorgestelde verbeteringen ook echt gerealiseerd konden worden. Iedere week werd er kort vergaderd over de voortgang en werden actiepunten besproken. Deze manier van werken heeft enorm bijgedragen aan de snelheid van het project. We waren, en zijn nu ook, indien noodzakelijk, in staat om snel bij te sturen.

Wij zijn verheugd over de manier waarop Vocum het project tot een goed einde heeft gebracht en bevelen Vocum aan ieder bedrijf aan dat een veranderingstraject met meetbare resultaten voor ogen heeft.

Hoogachtend,

Peter Kempeneers
Bestuurder Steelcoat Galvacoat Metalix

Luc Segers
Hoofd Financiën Steelcoat Galvacoat Metalix