Stroomlijnen processen
Een deel van de verbeteringen komen van het stroomlijnen (of indien nodig reengineering) van de processen.
Processen en hun interactie in kaart brengen
Samen met proces eigenaars brengen wij de relevante processen in kaart (bvb. sales orderentry, planning, werkvoorbereiding, productie, onderhoud, logistiek, finance).
Bottlenecks benoemen en oplossingen bedenken
We identificeren en pakken niet-waarde toevoegende tijd en activiteiten aan, evenals vermijdbare verspilling in alle processen.
Hierin betrekken wij zoveel als mogelijk de proceseigenaars.
Doordat wij de tijd nemen om in detail in te gaan op hoe elke afdeling werkt, komen wij er vaak op uit dat de aannames van waaruit een afdeling zijn werking baseert verouderd, onvolledig of foutief zijn. In veel bedrijven zien wij dat de processen vaak historisch gegroeid zijn en in het verleden misschien ooit goed gewerkt hebben. Wanneer er bij het bepalen van de manier van werken onvoldoende rekening is gehouden met wat de interne of externe klant nodig heeft – is er ruimte voor verbetering. Elke afdeling heeft meestal een consistent verhaal op zich. Door onze rol als buitenstaander kunnen wij op die manier contraproductieve manieren van werken over de afdelingsgrenzen heen rechtzetten. Wij faciliteren op basis van de in kaart gebrachte processen het constructief oplossen van interdepartementale bottlenecks door de leidinggevenden van verschillende afdelingen.
Ook in eigen boezem durven kijken
Van zodra wij enkele bottlenecks tussen de afdelingen hebben kunnen wegwerken, gaan wij bekijken waar het in de afdelingen zelf hapert. Vermits we zicht hebben op alle processen en al enkele frustraties of bottlenecks hebben kunnen wegwerken over de afdelingsgrenzen heen, groeit meestal de wil bij velen om ook binnen de eigen afdeling knelpunten te benoemen en aan te pakken.
Implementeren en verankeren
Indien nodig worden nieuwe werkwijzen eerst getest. Eventuele lacunes die hierbij naar boven komen worden aangepakt. Middels een actieplan wordt afgesproken wie wat tegen wanneer moet doen om de nieuwe manier van succesvol te implementeren. Indien mogelijk wordt de oude werkwijze onmogelijk gemaakt.
Organisatiestructuur
Wij bekijken de organisatiestructuur en adviseren indien wij menen dat een andere structuur de performantie van de organisatie zou ten goede komen.
Indien van toepassing stellen wij een betere organisatiestructuur voor met voor elke manager duidelijke verantwoordelijkheden, een doorleefde job description en een “span of control” in lijn met gangbare benchmarks.
Managementsysteem
Een management systeem verankert het ontbrekende management gedrag.
Ook al zijn de processen gestroomlijnd, het management zal daar waar het fout loopt met de juiste tools moeten bijsturen.
Een managementsysteem helpt te plannen, op te volgen en rapporteert (plan versus actual) aan de gepaste frequentie (afhankelijk van het hiërarchisch niveau) de relevante KPI’s (Key Performance Indicators).
Om de organisatie pro-actief te laten omgaan met afwijkingen uit de rapportage, wordt een gepaste meetingstructuur geïmplementeerd. Bedoeling is dat de afwijkingen op het juiste hiërarchische niveau worden aangepakt. Door gebruik te maken van actieplannen wordt overeengekomen wie welke actie tegen wanneer onderneemt.
Werk tot tijd relatie en geaccepteerde redelijke verwachtingen
- Activiteitenlijsten opstellen aan de hand van de nieuwe processen
- Redelijke verwachtingen bepalen en overeenkomen door middel van observaties tezamen met de leidinggevenden – ontdaan van alle verloren tijd
- Het juist aantal resources wordt bepaald uitgaande van de geplande hoeveelheid werk en de redelijke verwachtingen
- Ontwikkelen en implementeren van een operationele plan/actual rapportage voor alle niveaus van de hiërarchie
Training en coaching
Het coachen van leidinggevenden
Naast het stroomlijnen van de processen en het ontwikkelen van een performant managementsysteem, moet er gewerkt worden aan de menselijke factor. Immers de nieuwe werkwijze moet door de organisatie gedragen worden. Om die reden werken wij van in het begin met de betrokken leidinggevenden.
Wij coachen de leidinggevenden in managementvaardigheden (people management) en in het gebruik van het managementsysteem om hun afdelingen mee te sturen. Dit gebeurt door middel van workshops en “on the job” coaching van de leidinggevenden. Daartoe behoort onder andere ook de verloren tijd uit de operaties van hun afdelingen halen en mee redelijke verwachtingen opstellen.
Wij leggen sterk de nadruk op basis management vaardigheden voor de eerstelijnsleidingevenden
In al onze projecten beogen wij een attitude verandering teweeg te brengen nodig voor het behalen van blijvende resultaten.
Wij gebruiken hierbij management technieken zoals Lean Manufacturing, Total Productive Maintenance, Six Sigma, Value Stream Mapping, Kaizen, 5S, OEE, SMED en andere methodologieën gebaseerd op feiten en cijfers.
Al zijn deze technieken zinvol, er is geen enkele die een oplossing biedt voor alle problemen.
Als de basis managent vaardigheden van de eerstelijnsleidinggevenden onvoldoende zijn, dan brengen de genoemde technieken weinig voordeel.
Als er onvoldoende tools zijn om de processen te controleren en als de juiste people management skills bij het management ontbreken, dan heeft het geen zin om de processen verder te stroomlijnen.