Aan alle betrokkenen
Beste,
Wij waren geïnteresseerd om onze productie en logistiek te optimaliseren en vonden het een goed idee om daarvoor met Vocum als externe partner te werken. In productie en logistiek waren bij de aanvang van de samenwerking met Vocum 124 FTE’s actief.
Tijdens een analyse heeft Vocum vastgesteld dat er een potentiële besparing mogelijk was van € 1.263.000 op de bovenvermelde scope. Dit komt overeen met een productiviteits¬verbetering van meer dan 30%.
Het projectteam heeft dankzij een aantal structurele en ingrijpende veranderingen snel resultaat geboekt. De belangrijkste hebben we nog eens samengevat:

• De organisatiestructuur is aangepast zodat de juiste verantwoordelijkheden bij de juiste personen liggen. Concreet is het aantal leidinggevende niveau’s van 3 naar 2 gegaan, er zijn nieuwe functieomschrijvingen gemaakt en al de leidinggevenden hebben moeten solliciteren op de functie die ze ambieerden. Dit samen met het uitrollen van de projectdoelstellingen naar alle afdelingen zorgde ervoor dat de leidinggevenden gemotiveerd meewerken om resultaten te boeken;
• De administratieve taken zijn gecentraliseerd (letterlijk en figuurlijk) zodat dubbel werk wordt vermeden en de mensen onderling taken van elkaar kunnen overnemen. Dit komt de continuïteit van de productie ten goede aangezien de teamleiders veel meer op de vloer aanwezig kunnen zijn;
• Er is een nieuwe communicatiestructuur met een nieuw bijhorend rapportage-systeem geïmplementeerd zodat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon terecht komt en er bij afwijkingen correctieve actie wordt genomen op het juiste hiërarchische niveau;
• De uurroosters van meer dan 100 mensen werden op elkaar afgestemd;
• Leidinggevenden werden klassikaal en “on the job” getraind in het aansturen van mensen en “in management by objectives”. Dit stelt hen in staat om hun mensen
  beter aan te sturen, op te volgen en proactief te werken;
• Er werd een personeelsplanning ontwikkeld, gebaseerd op realistische normen en voorspelde werklast, over de 5 verschillende productieafdelingen heen. Hierdoor zijn de leidinggevenden heel kostenbewust bezig met het inplannen van personeel wat een rechtstreeks gevolg heeft op de productiviteit;
• Ook de flexibiliteit van de mensen werd verhoogd. Van iedere medewerker in de productie wordt verwacht dat hij naast zijn basisvaardigheden tenminste nog twee andere activiteiten/taken moet kunnen uitvoeren. Omdat medewerkers op deze manier op meerdere plaatsen inzetbaar zullen zijn, kon de productiviteit verhoogd worden. In de productie zowel als in de logistiek wordt het mogelijk om een betere afstemming tussen de beschikbare en de gevraagde capaciteit te realiseren.

Bovenstaande punten en een continue begeleiding van het Vocum-team stelde ons in staat om na 2/3 van het project (na 20 kalenderweken van de totaal voorziene 30 kalenderweken) al de doelstelling van € 1.263.000, of te wel 30% productiviteitverhoging, op jaarbasis te behalen. Dit komt overeen met een R.O.I. van 3,4:1. De afgesproken minimum garantie 1:1 (projectkosten) werd gerealiseerd vanaf week 8 van het project, dat in totaal 30 kalenderweken in beslag neemt.

Na een analyse van Vocum werd ons vermoeden bevestigd dat wij in onze afdelingen Productie en Logistiek veel efficiënter konden werken. Door een gedegen projectaanpak en een strakke sturing van zowel de kant van Vocum als aan onze kant, is het mogelijk geweest om in korte tijd een sterke verbetering van deze productiviteit te laten zien. Daarbij ontstond er bij onze medewerkers eerst ongeloof over de haalbaarheid want in hun ogen deden we al heel erg goed ons best. Dat laatste was juist maar de wij sprongen niet goed met onze krachten om waardoor er veel zaken niet op een effectieve manier werden uitgevoerd. Door deze verbeterpunten stuk voor stuk te benoemen en daarna met een actieplan aan te pakken, hebben wij onze doelstellingen snel gerealiseerd. Door het enthousiasme en de overtuigingskracht van het Vocum team is er al snel een sfeer ontstaan dat de voorgestelde verbeteringen ook echt gerealiseerd konden worden. ledere week werd er twee kort vergaderd over de voortgang en werden actiepunten besproken. Deze manier van werken heeft enorm bijgedragen aan de snelheid van het project. We waren, indien noodzakelijk, in staat om snel bij te sturen.
Wij zijn zeer verheugd over de manier waarop Vocum het project tot een goed einde heeft gebracht en bevelen Vocum aan ieder bedrijf aan dat een veranderingstraject met meetbare resultaten voor ogen heeft.

Hoogachtend,

Dennis J.J. Gouka Harry J. Doedens

Algemeen Directeur Heras Financieel Directeur Heras