À toutes les personnes concernées

Bonjour,

Nous souhaitions optimiser notre production et notre logistique et avons trouvé pertinent de collaborer avec Vocum en tant que partenaire externe. Au début de la collaboration avec Vocum, 124 ETP (équivalents temps plein) étaient actifs dans la production et la logistique.

Lors d’une analyse, Vocum a constaté qu’une économie potentielle de 1 263 000 € pouvait être réalisée sur le périmètre mentionné. Cela correspond à une amélioration de la productivité de plus de 30 %.

L’équipe projet a obtenu rapidement des résultats grâce à plusieurs changements structurels et profonds. Voici un résumé des points principaux :

• La structure organisationnelle a été adaptée afin que les bonnes responsabilités soient attribuées aux bonnes personnes. Concrètement, le nombre de niveaux hiérarchiques est passé de 3 à 2, de nouvelles descriptions de poste ont été créées, et tous les managers ont dû postuler à la fonction qu’ils souhaitaient occuper. Cela, combiné au déploiement des objectifs du projet dans tous les départements, a permis de motiver les managers à s’impliquer pleinement pour atteindre des résultats ;

• Les tâches administratives ont été centralisées (au sens propre comme au figuré) pour éviter les doublons et permettre aux collaborateurs de se substituer les uns aux autres. Cela améliore la continuité de la production car les chefs d’équipe peuvent être beaucoup plus présents sur le terrain ;

• Une nouvelle structure de communication et un nouveau système de reporting ont été mis en place afin que la bonne information parvienne à la bonne personne au bon moment, et que des actions correctives soient prises au bon niveau hiérarchique en cas d’écarts ;

• Les plannings horaires de plus de 100 personnes ont été harmonisés ;

• Les managers ont été formés collectivement et sur le terrain à la gestion d’équipe et au management par objectifs, ce qui leur permet de mieux encadrer, suivre et travailler de manière proactive avec leurs collaborateurs ;

• Un planning du personnel a été développé, basé sur des normes réalistes et la charge de travail prévue, couvrant les 5 départements de production. Ainsi, les managers planifient le personnel en étant très conscients des coûts, ce qui a un impact direct sur la productivité ;

• La flexibilité des collaborateurs a également été renforcée. Chaque employé de production doit être capable, en plus de ses compétences de base, d’exécuter au moins deux autres activités/tâches. Grâce à cette polyvalence, la productivité a pu être améliorée. En production comme en logistique, il est désormais possible de mieux ajuster la capacité disponible à la capacité demandée.

Ces points, ainsi qu’un accompagnement continu par l’équipe Vocum, nous ont permis d’atteindre, après seulement 2/3 du projet (20 semaines calendaires sur les 30 prévues), l’objectif de 1 263 000 € d’économies, soit une augmentation de productivité de 30 % sur une base annuelle. Cela correspond à un retour sur investissement (R.O.I.) de 3,4:1. La garantie minimum convenue de 1:1 (coûts du projet) a été réalisée dès la semaine 8 du projet, qui s’est déroulé sur 30 semaines calendaires au total.

L’analyse de Vocum a confirmé notre intuition que nos départements Production et Logistique pouvaient travailler beaucoup plus efficacement. Grâce à une approche rigoureuse du projet et un pilotage strict, tant du côté de Vocum que du nôtre, il a été possible de démontrer en peu de temps une nette amélioration de la productivité. Au départ, nos collaborateurs étaient sceptiques quant à la faisabilité, car ils estimaient déjà faire de leur mieux. C’était vrai, mais nous ne tirions pas pleinement parti de nos forces, ce qui faisait que beaucoup d’activités n’étaient pas menées efficacement. En identifiant ces points d’amélioration un par un, puis en les traitant via un plan d’action, nous avons rapidement atteint nos objectifs. L’enthousiasme et la force de persuasion de l’équipe Vocum ont rapidement créé une ambiance dans laquelle les améliorations proposées ont pu être mises en œuvre concrètement. Chaque semaine, une courte réunion faisait le point sur l’avancement et les actions à mener. Cette méthode de travail a largement contribué à la rapidité du projet. Nous avons pu, si nécessaire, ajuster rapidement.

Nous sommes très satisfaits de la manière dont Vocum a mené ce projet à bien et recommandons Vocum à toute entreprise qui souhaite entreprendre un projet de changement avec des résultats mesurables.

Cordialement,

Dennis J.J. Gouka
Directeur Général Heras

Harry J. Doedens
Directeur Financier Heras